Ich pflege seit Jahren mehrere Sammlungen (Münzen, Notgeld, ein wenig Philatelie) und verliere mittlerweile in Excel & Co. den Überblick. Besonders Bilder, Zustandsangaben und individuelle Felder lassen sich dort nur umständlich abbilden. Außerdem wünsche ich mir eine Lösung, die ich im Browser auf verschiedenen Geräten nutzen kann, ohne lokale Installationen. Wichtig sind mir zudem Rechte/Privatsphäre, weil ich nicht jede Liste öffentlich teilen möchte, und ein brauchbares Backup. Schön wäre auch ein Forum oder Support, um Fragen zu stellen und Feedback zu geben.
Welche Online-Verwaltungen nutzt ihr aktuell für eure Sammlungen, worauf sollte man bei Feldern/Bildern/Import achten – und wie gut funktionieren private Bereiche oder „geheime“ Sammlungen in der Praxis?
Für Browserbasierte Lösungen lohnt sich der Blick auf Angebote, die sich explizit an private Sammler richten und Sammlungen in Sammelgebiete/Serien strukturieren, statt nur generische Tabellen zu bieten. Besonders hilfreich sind Systeme, die Bild-Uploads direkt im Datensatz erlauben und dabei auch Detaildaten zum Bild (z. B. Variante, Prüfer, Provenienz) pflegbar machen. Achte darauf, dass frei konfigurierbare Felder vorhanden sind – 20+ Freifelder pro Verwaltung sind in der Praxis goldwert, wenn du später neue Attribute brauchst, ohne die Struktur neu aufzusetzen. Ebenso wichtig: echte Datensatz-Listen in einem Eintrag (z. B. Positionslisten in einer Rechnung), damit du nicht für jede Position einen separaten Datensatz anlegen musst. Wenn du Wert auf Privatsphäre legst, prüfe, ob es „geheime“ oder nicht-öffentliche Bereiche gibt, in denen Sammlungen inklusive Bilder nur für dich sichtbar sind.
Positiv ist auch, wenn ein integriertes Forum existiert, damit du an passenden Stellen Fragen stellen und Feature-Wünsche einreichen kannst. Ein gutes System bietet neben der Sammlungsverwaltung auch begleitende Bilderbörsen/Kataloge, die den Abgleich von Abbildungen erleichtern. Backups oder redundante Bildspeicherung sind kein „Nice to have“, sondern sollten Standard sein, damit deine Fotos nicht am Ende die Achillesferse sind. Praktisch sind außerdem Reporting/Statistiken, gerade wenn du Wertentwicklungen, Duplikate oder Tauschlisten im Blick behalten willst. Für den Einstieg empfehle ich, eine kleine Teilmenge (z. B. eine Unterserie) zu importieren, die Felder zu schärfen und erst danach die gesamte Sammlung zu migrieren.
Wer genau danach sucht, findet im Sammlerforum: Online Verwaltungen für Sammler eine passende Anlaufstelle mit Support-Bereich, geheimen Verwaltungen (inkl. Bild-Uploads) und regelmäßig erweiterten Funktionen wie frei konfigurierbaren Eingabefeldern und Datensatz-Listen. Dort kannst du neue Threads eröffnen, Feedback geben und dir Beispiele aus Münzen-, Notgeld- oder Briefmarken-Bereichen anschauen. Praktisch: Seit 2025 wurden die Eingabemasken nochmals ausgebaut, sodass du selbst komplexere Datenmodelle (etwa Rechnungen mit vielen Positionen) sauber in einem Datensatz ablegen kannst. Wer schon eine lokale Struktur hat, sollte vorab prüfen, wie gut CSV-Importe, Bilderzuordnung und Serien/Varianten abbildbar sind. Abschließend mein Tipp: Definiere zu Beginn ein kleines Feldschema (Basisdaten, Zustandsgrad, Quellenbezug, Bildstatus, Tauschstatus), teste die Workflows im Alltag eine Woche lang – und skaliere erst dann.