Zeitmanagement: Fünf Tricks zum Steigern der Effizienz
Eine Frage, die mir oft gestellt wird, ist, wie ich Familie, Beruf, politisches Engagement, Schreiben, Referate, Podcasting und meine gesellschaftlichen Aktivitäten in Einklang bringe. Die Antwort ist überraschend einfach: Es geht um Balance, nicht um aussergewöhnliche Fähigkeiten oder weniger Schlaf. Ich bin fest davon überzeugt, dass jeder von uns diese Balance finden kann. Folgend fünf Tricks zur Steigerung der persönlichen Effizienz.
Ich bin auch der Überzeugung, dass ich nicht mehr tue als andere Menschen, vielleicht sogar weniger. Ich würde mich auch nicht als überdurchschnittlich fleissig bezeichnen. Im Gegenteil, ich halte es mit dem im Jahre 1943 verstorbenen deutschen Generaloberst Kurt von Hammerstein-Equord. Dieser faszinierende General unterschied vier Typen von Offizieren:
«Es gibt kluge, fleissige, dumme und faule Offiziere. Meist treffen zwei Eigenschaften zusammen. Die einen sind klug und fleissig, die müssen in den Generalstab. Die nächsten sind dumm und faul; sie machen in jeder Armee 90% aus und sind für Routineaufgaben geeignet. Wer klug ist und gleichzeitig faul, qualifiziert sich für die höchsten Führungsaufgaben, denn er bringt die geistige Klarheit und die Nervenstärke für schwierige Entscheidungen mit. Hüten muss man sich vor dem, der gleichzeitig dumm und fleissig ist; dem darf man keine Verantwortung übertragen, denn er wird immer nur Unheil anrichten.» General Kurt von Hammerstein
Ich würde mich nicht als überdurchschnittlich fleissig bezeichnen, aber ich strebe danach, klug und bedacht zu handeln.
An dieser Stelle sei erwähnt: Bevor jetzt gewisse Kreise in Schnappatmung geraten und eine Naziverherrlichung wittern, wie ja dies vor ein paar Jahren bei einem Blogbeitrag von mir der Fall war, dann könnt ihr Euch beruhigen, General von Hammerstein gehörte nämlich zum militärischen Widerstand gegen die Nationalsozialisten.
Nun, was ist mein Rezept für mehr Produktivität? Es gibt einige recht einfache Tricks, die man beherzigen sollte, wenn man seine Zeit produktiver nutzen möchte
1. Prioritäten setzen
Bevor man Prioritäten setzen kann, muss man wissen, was die eigenen Prioritäten sind. Dies hängt mit dem eigenen moralischen Kompass zusammen. Somit müssen sie sich als erstes Fragen, ob sie überhaupt einen solchen Werte- oder moralischen Kompass haben. Ich denke, die meisten von uns haben diesen Kompass, doch manchmal vergessen wir, ihn zu nutzen. Er ist nur nützlich, wenn wir ihn zur Hand haben und ihn auch beachten. Wenn Sie auf einen Marsch gehen, dann nützt der Besitz des Kompass nichts, wenn Sie diesen zu Hause vergessen haben. Er nützt nur, wenn wir den Kompass zur Hand haben und ihn auch beachten!
Also, überlegen Sie sich, was Ihre Werte sind, wer Sie sein wollen. Wer seine Werte kennt, dem fällt das Entscheiden bedeutend einfacher. Denken Sie dabei auch daran, was Dumbledore in Harry Potter gesagt hat: «Es sind nicht unsere Fähigkeiten, die zeigen, wer wir sind, sondern unsere Entscheidungen.»
Machen Sie sich dahinter, nehmen Sie sich die Zeit und überlegen Sie sich, was ihre Werte sind. Es ist übrigens auch so, dass Werte nicht in Stein gemeisselt sind. Man muss seine Werte auch immer wieder hinterfragen, vielleicht auch mal neu definieren. Aber nichts hilft einem so stark wie ein solider Wertekompass. Wenn ich weiss, wer ich sein möchte, dann weiss ich auch, was ich zu tun habe und wann ich es zu tun habe. Wenn ich einen Wertekompass habe, dann kann ich auch Prioritäten setzen.
Mein wichtigstes Anliegen ist es, meiner Familie und besonders meinen Kindern ein unterstützendes Umfeld zu bieten. Ich sehe es als meine Pflicht an, optimale Bedingungen für sie zu schaffen und präsent zu sein, wenn sie mich brauchen – nicht in einem überbehütenden Sinne, sondern auf eine ausgeglichene und sinnvolle Weise. Ähnlich wie ein verantwortungsbewusster Geschäftsführer oder ein Kompaniekommandant weiß ich, dass ich nicht ununterbrochen präsent sein muss. Wichtig ist, dass ich verfügbar bin, wenn es darauf ankommt. Diese Prioritätensetzung bedeutet für mich, dass ich bereit bin, alles andere beiseitezulegen, sei es meine beruflichen Verpflichtungen oder mein politisches Engagement, wenn meine Familie mich, als Vater, Ehemann oder Freund braucht. Diese Haltung habe ich auch meinen Mitarbeitern gegenüber stets hochgehalten und ihnen ähnliche Freiheiten gewährt, selbst wenn dies manchmal bedeutete, dass ich gegen geltende Regeln verstossen mussten.
Nach der Familie kommt die Freiheit
Für mich ist Freiheit oberstes Gut - sie ist das Fundament meines Handelns. Ich widme mich dem Einsatz für die individuelle Freiheit und setze mich gegen jegliche Form von Zwang und Unterdrückung ein. Als Bürger fühle ich es als meine Verantwortung, für diese Freiheit einzustehen.
Meine berufliche Laufbahn als Berufsoffizier entspringt dieser Überzeugung. Vor einem Vierteljahrhundert traf ich die Entscheidung, diesen Weg zu gehen, weil ich die Schweizer Armee als tragende Säule der Freiheit unseres Landes betrachte. Somit ist nach meiner Familie der Beruf meine zweitwichtigste Priorität. Eng damit verbunden ist mein politisches Engagement, durch das ich aktiv zur Förderung einer freiheitlichen Gesellschaft beitrage.
Schreiben, Lesen, das Produzieren von Podcasts und regelmässiger Sport sind ebenfalls wesentliche Bestandteile meines Lebens. Sie sind nicht nur Ausdruck meiner Interessen, sondern halten meinen Geist und Körper fit und schärfen mein Engagement für die Werte, die mir am Herzen liegen: Familie und Freiheit.
Ich behaupte nicht, dass meine gesetzten Prioritäten die einzigen richtigen sind – jeder von uns sollte einen individuellen Wertekompass entwickeln, der als Leitfaden dient.
Das Wissen um die eigenen Werte erleichtert es ungemein, die Energie zielgerichtet einzusetzen und Entscheidungen zu treffen.
Zeit mit Fernsehsendungen zu verbringen, die mir weder persönlich noch beruflich etwas bringen, wie etwa das Schweizer Fernsehen mit Shows wie "Bauer ledig sucht…" oder "Ding, Dong zeig mir Dein Zuhause", ist für mich nicht sinnvoll. Ebenso wenig trägt es zu meinen Zielen bei, wenn ich ohne einen bestimmten Anlass ausgehe, nur um der Ablenkung willen. Es bringt weder meiner Familie, noch der Freiheit, noch meinen Beruf etwas, wenn ich Drogen oder Alkohol konsumiere, oder ich stundenlang auf Sozialen Medien verweile.
Bitte verstehen Sie mich nicht falsch – auch ich geniesse die angenehmen Seiten des Lebens, wie das Anschauen von Filmen und Serien auf Streaming-Plattformen, den Besuch von Sportevents und Konzerten, und gesellige Abende beim Essen mit Freunden, bei denen ich auch gerne ein Glas Wein trinke. Natürlich bin ich auch in den sozialen Medien aktiv. Es kommt jedoch auf das rechte Mass an. Zu viel Zeit mit passiver Unterhaltung und dem Auskurieren durchfeierter Nächte zu verbringen, geht zu Lasten der Produktivität. So einfach ist es.
Also: Bewerten Sie, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Fragen Sie sich, ob Ihre Aktivitäten im Einklang mit ihrem moralischen Kompass stehen. Fragen Sie sich, ob Ihre Aktivitäten Sie Ihren persönlichen und beruflichen Zielen näherbringen. Wenn nicht, dann ist jetzt der perfekte Moment, um eine Veränderung herbeizuführen. Setzen Sie sich das Ziel, bewusster zu wählen, was Sie mit Ihrer wertvollen Zeit anfangen. Legen Sie fest, wer Sie sein wollen, definieren Sie einen moralischen Kompass und Handlen Sie danach. Sie haben die Macht, Ihren Tag so zu gestalten, dass am Ende etwas Bleibendes und Wertvolles für Sie selbst und die Menschen um Sie herum entsteht. Fangen Sie noch heute damit an!
2. Kein Perfektionismus
Ein weiterer wichtiger Aspekt effizienten Arbeitens ist die Abkehr vom Perfektionismus. Die Suche nach der perfekten Lösung ist oft ein trügerisches Ziel, denn was ist wirklich "perfekt"?
Perfektion ist ein bewegliches Ziel und oft subjektiv. Wie Voltaire bemerkte: "Das Beste ist der Feind des Guten." Anstatt nach einer unerreichbaren 100%-Lösung zu streben, ist es effektiver, eine brauchbare Lösung zu finden, die rechtzeitig umgesetzt werden kann. Dies entspricht der Philosophie des Pragmatismus - besser eine funktionsfähige Lösung jetzt als eine perfekte zu spät.
Ich vertrete die Ansicht, dass eine 60%-Lösung oft ausreichend ist. Diese Herangehensweise kann uns helfen, unsere Ressourcen besser zu verteilen und uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. In der Tat kann eine scheinbar unvollständige Lösung oft genauso effektiv sein wie eine vermeintlich perfekte. Wie Theodore Roosevelt sagte: "Tu, was du kannst, mit dem, was du hast, wo du bist."
Es ist wichtig, dass wir bei allem was wir tun uns auf das grosse Ganze konzentrieren und uns nicht in den Details verlieren. General Hammerstein hat dazu sinngemäss gesagt: «Machen Sie sich frei von Kleinarbeit… Lassen Sie sich aber viel Zeit, sich Gedanken zu machen…» Wie oft verlieren wir uns in solcher Kleinarbeit? Nicht selten werden kleinste Details überarbeitet, die am Ende kaum wahrgenommen werden.
Nicht zu missachten ist die eigene Gesundheit und das Wohlbefinden. Extremes Streben nach Perfektion kann zu Überarbeitung und Erschöpfung führen. Wie das Sprichwort sagt: "Langsam und stetig gewinnt das Rennen." Es ist besser, konstant und nachhaltig voranzukommen, als sich selbst zu überfordern.
Am Ende zählt das Ergebnis. Ob man ein Ziel mit minimaler oder maximaler Anstrengung erreicht, das Endergebnis bleibt gleich. Der Fokus sollte auf der Zielerreichung liegen, nicht darauf, wie perfekt der Weg dorthin ist.
Und nun zum dritten Punkt. Einer der Sie vielleicht erstaunen wird, aber wenn Sie zurück denken, dass ich am Anfang gesagt habe, dass ich mich nicht als besonders fleissig beurteilen würde, überrascht es Sie vielleicht doch nicht so sehr.
3. Kommen wir zur Kunst der gezielten Prokrastination
Ein weiterer Schlüssel zum effizienten Umgang mit verschiedenen Aufgaben ist die scheinbar widersprüchliche Praxis der Prokrastination. Dies mag zunächst überraschend klingen, da häufig geraten wird, Dinge nicht aufzuschieben. Doch es gibt einen wesentlichen Unterschied zwischen ziellosem Aufschieben und strategischer Prokrastination.
Das Prinzip lautet: Aufgaben genau dann erledigen, wenn es notwendig ist - nicht früher und nicht später. Diese gezielte Prokrastination verhindert, dass wir Zeit und Energie in Projekte investieren, die sich vielleicht noch ändern oder sogar irrelevant werden. Wie Leonardo da Vinci sagte: "Die Zeit bleibt lange genug für jene, die sie nutzen." Wenn wir Aufgaben bis zu einem optimalen Zeitpunkt aufschieben, nutzen wir unsere Zeit effektiver.
Fokussierung und Handlungsfreiheit
Durch das Aufschieben bis kurz vor der Deadline bleibt unsere Flexibilität erhalten und wir können uns voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren. Diese Art der Fokussierung ermöglicht es uns, mit voller Aufmerksamkeit und Energie zu arbeiten. Es geht darum, im richtigen Moment die richtige Aufgabe mit voller Konzentration zu erledigen. Wie der amerikanische Philosoph Henry David Thoreau es formulierte: "Es ist nicht genug, beschäftigt zu sein. Die Frage ist, womit sind wir beschäftigt?" Und Hand aufs Herz: Wie viele Leute sind primär einfach mal beschäftigt? Ich habe viele Leute gesehen, die sind von morgens um 6 Uhr bis am Abend um 19 Uhr in ihrem Büro extrem beschäftigt, womit sie sich aber beschäftigen, wissen sie zum Teil selber nicht… Das sind eben die fleissigen und dummen, wie General von Hammerstein gesagt hat.
Dieses Prinzip lässt sich in vielen Lebensbereichen anwenden. Wenn ich mit meinen Kindern Zeit verbringe, konzentriere ich mich vollständig darauf. Wenn ich einen Text schreibe, widme ich mich ausschliesslich dieser Aufgabe. Indem wir Aufgaben strategisch aufschieben, können wir sicherstellen, dass wir sie zum optimalen Zeitpunkt mit der richtigen Energie und Konzentration angehen.
Es ist wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Prokrastination und Handeln zu finden. Wie der Dichter T.S. Eliot bemerkte: "Nur wer sich traut, weit zu gehen, weiss, wie weit man gehen kann." Prokrastination sollte nicht zur Untätigkeit führen, sondern uns helfen, unsere Ressourcen weise zu nutzen.
4. Die Bedeutung von Freude im Alltag
Eine grundlegende Komponente eines ausgeglichenen und effizienten Lebens ist das Finden von Freude in dem, was wir tun. Je mehr Freude wir an einer Tätigkeit haben, desto produktiver sind wir. Wie Seneca, ein bekannter Stoiker, sagte: 'Nicht der Mensch, der zu wenig hat, sondern der Mensch, der mehr will, ist arm.' Dies unterstreicht, dass Freude nicht aus ständigem Streben nach mehr kommt, sondern aus der Wertschätzung dessen, was wir bereits tun.
Es ist unvermeidlich, dass wir gezwungen sind, Tätigkeiten auszuführen, die uns keine grosse Freude bereiten. Aber ob wir Freude daran haben oder nicht, liegt an uns. Wir können Freude dafür entwickeln, indem wir der Sache Sinn geben. Selbst wenn einige Aufgaben auf den ersten Blick mühsam oder herausfordernd erscheinen, kann das Verständnis für den tieferen Sinn dahinter zu einer Quelle der Freude werden.
Wie der Musiker oder Sportler, der die mühevollen Trainingsstunden geniesst, weil sie Teil eines grösseren Ziels sind, sollten auch wir in unseren täglichen Aufgaben das grössere Bild sehen. Wie Marie Curie treffend bemerkte: 'Man muss das Leben tanzen.' Dieses Zitat spricht dafür, dass wir in jeder Tätigkeit, auch in den herausfordernden, einen Rhythmus und eine Freude finden können.
Freude kommt nicht nur aus den Aufgaben selbst, sondern auch aus der Art und Weise, wie wir sie angehen. Wenn wir mit Leidenschaft und Interesse an eine Aufgabe herangehen, können selbst die routinemässigen oder schwierigen Aspekte zu einer Quelle der Zufriedenheit werden. Es ist wichtig, das 'Warum' hinter unseren Handlungen zu verstehen und zu schätzen, wie es unseren grösseren Zielen und Werten dient."
5. Die Wichtigkeit von körperlicher und mentaler Fitness
Körperliche und mentale Fitness sind wesentliche Säulen, um die Herausforderungen des Lebens zu meistern. Ein gesunder Körper ermöglicht uns, aktiv zu bleiben, Stress besser zu bewältigen und uns auf unsere Aufgaben zu konzentrieren. Regelmäßige Bewegung, eine ausgewogene Ernährung und ausreichend Schlaf sind entscheidend für die Aufrechterhaltung unserer körperlichen Fitness.
Genauso wichtig ist die mentale Fitness. Diese erreichen wir durch den Aufbau starker, unterstützender Beziehungen, die Pflege unserer emotionalen Gesundheit und das Finden von Wegen, um Stress effektiv zu bewältigen. Mentale Stärke ermöglicht es uns, mit den Herausforderungen des Lebens umzugehen, klare Entscheidungen zu treffen und ein Gefühl der Ruhe und Gelassenheit in unserem Alltag zu bewahren.
Beide Aspekte – Freude und Fitness – sind eng miteinander verbunden. Wenn wir Freude in unseren Tätigkeiten finden und gleichzeitig unsere körperliche und mentale Gesundheit pflegen, sind wir besser in der Lage, ein ausgeglichenes und erfülltes Leben zu führen.
Jetzt sind Sie am Zug: Finden Sie Ihr eigenes Gleichgewicht!
Sie haben nun fünf Schlüsselstrategien kennengelernt, um ein ausgewogenes und produktives Leben zu führen. Doch das Wissen allein genügt nicht. Es geht darum, diese Prinzipien in Ihr tägliches Leben zu integrieren und sie zu leben.
Stellen Sie sich die entscheidende Frage: Was sind Ihre wahren Prioritäten? Sind Ihre täglichen Handlungen im Einklang mit Ihrem moralischen Kompass? Erinnern Sie sich daran, dass es nicht um Perfektion geht, sondern um das Streben nach einem sinnvollen und ausgeglichenen Leben.
Verinnerlichen Sie die Kunst der gezielten Prokrastination. Lernen Sie, Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt anzugehen, um Ihre Zeit und Energie effizient zu nutzen.
Und nun, fordere ich Sie auf, in Aktion zu treten. Beginnen Sie mit kleinen Schritten. Setzen Sie sich realistische Ziele und arbeiten Sie täglich daran, diese umzusetzen. Ob es darum geht, Ihre Werte zu definieren, Ihre Zeit besser zu nutzen, oder einfach nur mehr Zeit mit Ihren Liebsten zu verbringen – der erste Schritt beginnt mit Ihnen.
Denken Sie daran, dass jeder Tag eine neue Chance bietet, Ihr Leben nach Ihren eigenen Vorstellungen zu gestalten. Nutzen Sie diese Gelegenheit und machen Sie den ersten Schritt in Richtung eines ausgeglichenen, erfüllten Lebens. Sie haben die Kontrolle – ergreifen Sie sie!
Quellen: